卒業式謝恩会

謝恩会を成功させるためには?

卒業式謝恩会は、めでたい門出の席。

当日はお子様の成長を見守ってきた親御さんにとって、一生の思い出に残る一幕となります。
とはいえ、謝恩会の担当を任された方にとって、当日のタイトなタイムテーブル・体育館やホールといった特異な場所・はじめての謝恩会のプレッシャーなど、たくさんの不安を皆様お持ちです。

そんな卒業式謝恩会について、ORTO ICHARAに相談にいらっしゃるお客様は、以下のようなことをよくおっしゃいます。

■「例年にない、特別な会にしたいと思っている」
名の通ったホテルさんや、業者さんに依頼した過去の実績写真などを見るも、いまひとつ美しくなく、ありきたりのフード提供となっている状況を何とかしたい。

■「自分達の年ならではの工夫や仕掛けを入れたい」
当日のビュッフェフードだけでなく、来賓へのお弁当、お花や、会場装飾、テーブル類のリースや、校章や写真入りのオリジナルな記念品作成など自分達の年ならではのオリジナリティを出したいが一括で実現してくれる業者さんがなかなか見つからない。

これらのお客様が求めていらっしゃることとは『柔軟に話を聞いてくれ、当日の具体的な動きから、細部に至るまでサービスの内容を的確にアテンドしてくれるパートナーの存在』ではないでしょうか。

私共ORTO ICHIHARAは数々の謝恩会のサポート実績とお客様との綿密なヒヤリングををもとに感動溢れるサービスを提供してまいります。

謝恩会の担当が初めてで何をすれば良いか分からない方もご安心ください。

謝恩会成功のための2つのポイント

1、例年に比べ今回はどんな会にしたいのか「想い」を明確にする
謝恩会に込める「想い」が曖昧だと、その場がありきたりなパーティーで終わってしまい、いつまでも参加者の記憶に残るような謝恩会にはなりません。

そんな「想い」を明確にするお手伝いをするところから我々のサービスははじまります。

相談頂く際は、これまでの数々の実例パターンを提示することができますので、来賓様や先生目線そして生徒の目線になって「どんな会にしたいのか」をベースにヒヤリングを進めてまいります。

2、実現場に一緒に足を運んでから、当日をお互いにイメージすること
私たちは「やりたいこと」と「現場環境で実現できること」のバランスを追求し、できる限りオーダーくださったお客様の満足度を最大化できるように全力を尽くします。

そのため我々は必ず、お客様と現場に行き、一緒に考え、よりたくさんのアイディアから具体的に、より安心感のある提案をお客様に向けてプレゼンすることを心がけております。

現場を見ず、メニューや価格表だけで打ち合わせをしてもアイディアも広がらないだけでなく、当日のトラブルにもつながります。

また、必ず当日のレイアウトイメージを事前にオリジナルデザイン画に落とし込んで、共有・ブラッシュアップしていくので、担当者様にも安心して当日を迎えて頂くことができます。

サービス提供の流れ

  • STEP1
    お問い合わせ
    サイトのフォームor電話にてご連絡ください。日時や場所、イベント概要確認などを伺います。
  • STEP2
    お打ち合わせ

    現場会場にて打ち合わせさせて頂きます。これまでの弊社の履歴やメニュー写真を直接ご覧いただき、イメージを膨らませリクエストを伺います。

    <現場会場打ち合わせ時の確認事項>
    ①搬入経路について(駐車位置から会場のブースまでの距離)
    ②近隣駐車場の場所
    ③館の水回りの状況(会場のフード提供ゾーンから、水場までの距離)
    ④館の火器使用のレギュレーション(熱機の使用が可能か?)
    ⑤館のゴミの引き取りについて(こちらで引き取りか館側に捨てることが可能か?)
    ⑥ブースの広さと使えるテーブル類(図面平面図を1枚ご用意くださいませ)
    ⑦会の趣旨(どんな会でどんな印象持ち帰って欲しいか?)
    ⑧参加者について(参加者の男女比と平均年齢)
    ⑨オプションのリクエスト5種
    (お花、バルーン、カービング、バーテンダー、マカロンタワー、ロゴ入りクッキーなど)

  • STEP3
    貴社独自のオリジナルデザインの提案

    打合せ1~2週間後メールにてメニュー及び、空間レイアウトについてのデザインを作成しご提案させて頂きます。この時点でお見積りも提出しますので、最終的に我々に依頼頂くかをご検討ください。

  • STEP4
    内容確定
    ご依頼が決定した場合、内容を調整しながら会の10日までに詳細を確定させていきます。
  • STEP5
    事前の試食会(必要な方のみ)
    必要であれば当日のフードの試食会や、オリジナル消耗品の確認会を弊社アトリエにて行って頂きます。
  • STEP6
    実施
    いよいよ当日を迎えます。貴社のイベントが成功するように全力でゲスト様方をおもてなしさせて頂きます。

事例1

大田区雪谷 「清明中学校」卒業式謝恩会 謝恩会サポート

会場:校内講堂
参加:約200名
提供:
フード13種 (陳列用什器デザイン&リース込み)
ドリンク8種 (カウンター什器 デザイン&リース込み)
オリジナルメモリアルクッキー(図案3種)
来賓様へのお土産弁当提供20個
バルーン&植物装飾(テーブル表示用)等
担当委員様への当日の軽食提供13名
現場調査:5月に1回 11月に1回
現場対応:前日3時間 什器類搬入

事例2

世田谷区「愛隣幼稚園」卒業式謝恩会 謝恩会サポート

会場:園内講堂
参加:約50名
提供:
フード13種(陳列用什器デザイン&リース込み)
ドリンク8種(カウンター什器 デザイン&リース込み)
オリジナルメモリアルクッキー(図案園児全員の写真クッキー)
オリジナルランチョンマット制作(園児全員のにがおえを盛り込んだもの)
バルーン&植物装飾(テーブル表示用)等
着席テーブルアイランドのフード提供
現場調査: 2月に1回
現場対応:前日3時間什器類搬入

<我々が意識したこと3点>
1、大人と子供が同じテーブルを囲む中でもボリュームや料理をバランスよく両者が楽しめる内容にすること。
2、冷蔵ショーケースの中にすぐに取れる小さなデザートと子供用のお水やおかわりドリンクを用意し、ストレスなくいきわたるようにすること。
3、自分達が会の中にいるという確かさを感じてもらえる要素として、似顔絵を使ったランチョンマットを全員のテーブルにセットすること。

<担当者様から頂いた感想>
「アットホームな会にしたい」とざっくりしたイメージと希望をお伝えしたら、料理プランから食器の種類やテーブル装飾まで、具体的に提案くださって安心してお任せできました。子供たちの手描きイラストを使ったランチョンマットや、子供が自分で取りに行ける小さめのデザートやドリンクもたくさん用意されていて、大人も子供も満足のパーティーになりました。